個人情報の取り扱いについて

学校法人恵泉女学園(以下、「学園」といいます。)は、学園の業務に関連し、その活動を行うために多くの個人情報を保有するものであるところ、個人情報は個人の重要な財産で、その適正な利用と保護は極めて重要であり、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われねばならないと考えています。
そこで、学園は、情報主体をはじめ広く社会からの信頼を得るために、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めます。

一 個人情報の適切な収集、利用、提供、委託

1

個人情報の収集にあたっては、利用目的をできるだけ特定して明示した上で、必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知または公表した上で、その範囲内で利用します。

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学園が利用・保管する各種個人情報の利用目的については以下のとおりとします。

学生・生徒・保護者の個人情報

  • 入学試験の実施、判定、結果通知に関する業務に利用
  • 入学式・卒業式等の行事に関する業務、学生・生徒身分証明書の作成、学生・生徒の出席状況の管理、試験成績の管理、呼び出し、課題未提出者の掲載、クラス名簿や緊急連絡網の作成、指導要録・調査書の作成その他学生・生徒が在籍する当該学校の教育活動や学校生活ないし学校運営に関する業務に利用
  • 文集の作成及び配布、外部団体主催の各種試験の受験、学内での写真掲示、学校説明会・学校案内・塾や出版社の情報誌・学校ホームページ等で学校紹介に関する業務に利用
  • 学生・生徒が在籍する当該学校の教育活動や学校生活ないし学校運営に関し、書類の発送、電話連絡、メール等通知するために利用
  • 恵泉会(PTA)の組織運営のために利用
  • その他履修、単位認定、教材等の配送、学費・授業料納入、奨学金選考及び管理、寄付金管理、留学、語学研修等海外派遣、学生交流、施設設備の利用、就職、進路指導、健康管理、表彰、災害時の安否確認・連絡、保険手続き、官公庁への各種補助金・助成金申請、学園行事ほか学園からのおしらせ送付、学生・生徒募集の情報分析に関することのために利用
  • 以上の各事項に関連する業務に関すること

卒業生の個人情報

  • 卒業生名簿の作成、卒業アルバムの配送
  • 各種証明書の発行
  • 施設設備の利用に関すること
  • 恵泉女学園同窓会からのご連絡・お知らせ送付
  • 奨学団体からのご連絡・お知らせ送付
  • 学園行事ほか学園からのおしらせ送付
  • 就職・進学に関するアンケートや各種依頼
  • 以上の各事項に関連する業務に関すること

受験生・受験予定者・学校見学者の個人情報

  • 各種学校案内の送付
  • 統計資料の作成
  • 以上の各事項に関連する業務に関すること

取引先の個人情報

  • 学園行事運営に関すること
  • 業務委託に関すること
  • 学園からのおしらせ送付
  • 取引上の打合せ等の実施
  • 以上の各事項に関連する業務に関すること

役員・教職員その他学園構成員の個人情報

  • 理事会、評議員会の運営に関すること
  • 学校法人登記
  • 学園行事ほか学園からのおしらせ送付
  • 文部科学省、東京都その他公共機関の調査、認可申請に関すること
  • 教育研究活動およびその広報に関すること
  • 学校説明会・学校案内・塾や出版社の情報誌・学校ホームページ等で学校紹介のため利用
  • 卒業アルバムの作成
  • 学園運営に関すること
  • 人事、給与、福利厚生に関すること
  • 健康管理に関すること
  • 施設設備の利用に関すること
  • 補助金申請に関すること
  • 自己点検・評価に関すること
  • 災害時の安否確認・連絡に関すること
  • 年金に関すること
  • 以上の各事項に関連する業務に関すること

採用応募者の皆様の個人情報

  • 学園における採用活動、採用後の人事・安全管理及びこれに関連する業務

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収集した個人情報は、次の場合を除き、第三者に提供又は開示することはしません。

  1. あらかじめ本人の同意を得た場合
  2. 個人情報保護法23条1項1号ないし4号に定める例外に該当する場合
  3. 個人情報保護法23条2項(オプトアウト〔ただし、要配慮情報は除く〕)ないし同5項1号ないし3号(外部委託、事業承継若しくは共同利用)の場合

なお、学園における第三者提供及び共同利用の状況は以下の通りです。
学園は、収集した個人データにつき、下記の方式に従い個人データの第三者提供を行います。

① 第三者に提供する個人データの項目

学生・生徒氏名、住所、個人番号・学籍番号、年齢、性別、国籍、緊急連絡先電話番号、ファックス番号、電子メールアドレス、顔写真、出身校、職歴、資格、入学者選抜の合否判定、学力検査の成績、調査書の内容、入学願書の内容、出席状況、指導要録の内容、健康診断結果、授業料の納入や免除の状況、奨学金の受給・貸与の状況、家計の状況、進学先・就職先その他これらに関する事項

②第三者への提供方法

書面の交付(直接又は郵送等)、各種通信手段(電子メールやファックス等)による送信、外部記録媒体(CD―RやUSB等)で交付、インターネットでの掲載(ファイル共有ソフトを含む)、電話等による口頭伝達

③第三者提供の停止を求める場合

学園は、個人データの主体たる本人ないしは保護者からの求めに応じ、本方式による第三者提供を停止します。提供停止を求める場合は、下記連絡先までご連絡下さい。

また、学園では、以下の通り個人データを共同して利用することがあります。

① 個人データの項目

学生・生徒氏名、保証人氏名、自宅住所、実家住所、学籍番号、緊急連絡先電話番号、ファックス番号、電子メールアドレス、顔写真、進学先・就職先

②共同利用する学園の範囲

恵泉会(PTA)、恵泉会友の会及び恵泉女学園同窓会

③個人データ管理責任者

学校法人恵泉女学園

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個人情報を第三者に委託して利用する場合は、当該第三者における安全管理措置の状況等に照らし、委託を行うことの適切性を検討するとともに、当該第三者との間で秘密保持を含め適切な監督を行うために必要な事項を定めた業務委託契約を締結した上で提供するなどし、委託先への適切な監督をします。

二 匿名加工情報の作成・提供・利用について

1

学園において匿名加工情報を作成するときは、特定の個人を識別すること及びその作成に用いる個人情報を復元することができないようにするため、個人情報保護法その他関係法令の定めに則り、学園は加工基準を設定し、これに従い当該個人情報を加工します。

2

学園において匿名加工情報を作成するときは、その作成に用いた個人情報から削除した記述・個人識別符号や具体的に選択された加工方法に関する情報は、学園の個人情報保護担当役員・個人情報保護管理者・当該匿名加工情報を作成する各部署の現場管理者及び現場管理者が指名した作業管理者以外の者には接触させないものとし、個人情報保護管理者は、これを確保するため、加工方法等情報を他の情報と分別管理するほか、これを記録する媒体の持出管理、保管場所のロッカー施錠、これを記録するサーバーあるいはファイルへのアクセスに際してのID管理・パスワード設定を行う等、個人情報の漏えい防止及び安全性確保に向けた対応に準じ、必要な措置を講じます。

3

学園において匿名加工情報を作成するときは、当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を、第三者に提供するときは、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法をそれぞれ公表します。

4

学園において匿名加工情報を作成・利用する場合においては、当該匿名加工情報を他の情報と照合せず、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別しません。

三 個人情報及び匿名加工情報に関する安全管理措置

個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損の予防及び是正のため、学園内において規程を整備し安全管理措置を講じます。また、安全に個人データを管理するために、学園の職員に対し、必要かつ適切な監督を行います。

四 改善措置

個人情報の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また必要に応じて本方針をはじめ各種規程等につき、変更、修正、又は追加を行うなど、改善をするよう努めます。

五 開示等請求への対応

学園が本個人情報保護方針を遵守していないと思われる場合、及び本人の個人情報の開示、訂正、追加または削除、利用停止などを希望される場合には、下記連絡先までお問い合わせください。学園内規に従い、合理的な期間(原則2週間、ただし件数の多い場合・複雑な請求の場合など対応に時間を要するに関しては30日を予定しています)、妥当な範囲内でこれに対応します。

六 苦情の処理

学園は、個人情報取扱に関する苦情(開示等に係る学園の措置に対する請求者からの不服の申立の受付、匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情申入を含む)については、下記連絡先までお問い合わせください。適切かつ迅速な処理に努めます。

個人情報の保護についての問い合わせその他の窓口は次のとおりです。

学校法人恵泉女学園 法人・本部総務部総務課

住所 東京都世田谷区船橋5-8-1
電話 03-3303-2111
FAX 03-3303-2323
個人情報保護の管理責任者 恵泉女学園法人・本部事務局長
担当 総務部長 金子智裕

恵泉女学園大学 大学事務局 庶務課

住所 東京都多摩市南野2-10-1
電話 042-376-8211
FAX 042-376-8218
個人情報保護の管理責任者 恵泉女学園大学長
担当 庶務課長 野間田せつ子

恵泉女学園中学・高等学校 中高事務部

住所 東京都世田谷区船橋5-8-1
電話 03-3303-2115
FAX 03-3303-9644
個人情報保護の管理責任者 恵泉女学園中学・高等学校長
担当 事務長 賞雅郁子